○住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る事務取扱要領

平成18年11月13日

告示第135号

第1 趣旨

この要領は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に係る事務取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2 閲覧させることができる場合

1 閲覧できるもの及び目的

閲覧に係る請求について、被閲覧者が住所、氏名、生年月日等により特定できない者にあっては、以下のものからの請求にのみ応じるものとする。

(1) 国又は地方公共団体の機関が法令で定める事務の遂行のため行う場合

(2) 次に掲げるもので住民の居住関係について確認することについて正当な理由をもつ場合

ア 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究のうち、公益性が高いと認められる場合

イ 公的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められる場合

ウ 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として必要と認められる場合

2 住民票の写しで対応する場合

対象となる住民の住所、氏名等が特定されている場合については、当該住民以外の個人情報が閲覧されることを防ぐ観点から住民票の写しを交付することで対応する。

第3 閲覧の方法

1 閲覧台帳の作成

住所、氏名等で特定のできない者を閲覧する場合は、閲覧用の台帳(以下「閲覧台帳」という。)を作成し、閲覧に供する。

2 閲覧日時及び人数

(1) 閲覧日は次に掲げる日を除く毎日とし、閲覧時間は午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。

ア 日曜日、土曜日、祝日及び年末年始の閉庁日

イ 月曜日(休日の場合は翌日)及び3月15日から4月15日の期間

ウ 町長が定める日

(2) 閲覧を行うことができる者は、半日につき2名までとする。

(3) 閲覧回数は、半日を単位とし週2回を限度とする。国、地方公共団体等又はこれらから委託を受けた者については、必要に応じて調整するものとする。

第4 申請受付及び審査手続

1 申請の受付

閲覧を行おうとする者が、次の申請書類を提出した場合に申請を受け付けることとする。

(1) 申請時の提出書類

ア 住民基本台帳閲覧申請書(様式第1号)

住民基本台帳閲覧申請書には以下の事項を記入し、申請するものとする。

a 国又は地方公共団体の機関

・機関の名称、閲覧する者の職名、氏名、連絡先

・請求事由

検察官及び司法警察職員からの申請であって、職務執行上緊急やむを得ないときは、申請書の提出を省略することができるものとする。この場合、所定の申請書に、申請者の氏名、身分証明書番号、申請年月日、対象者の氏名及び根拠法令を明記させる。

b 個人又は法人の場合

・申出者の氏名及び住所(法人の場合は名称、代表者氏名及び所在地)、連絡先

・閲覧の利用目的

・閲覧者の氏名及び住所

・誓約書

・閲覧事項の管理方法

・統計調査等にあっては、調査研究の成果の取扱い

イ 閲覧をしたい住民の範囲

ウ 調査等の内容がわかる資料

エ 委託を受けて調査等を行う場合には、委託契約書の写し

オ 調査等の内容と請求者(委託を受けて調査等を行う場合は委託元の法人等も含む。)の事業内容が同一であることがわかる書類

カ 個人情報保護に関する対応のわかる書類

(2) 受付期間

受付期間は閲覧希望日の2週間前までとする。予約は、電話でも可とする。

2 申請書の処理及び審査結果の決定

申請書類を受け付けた時は、次のとおり申請書の処理等を行う。

(1) 申請書の処理

申請書に受付順に番号(受付番号)を付し、管理簿に番号及び申請者の氏名(名称)を記入する。

(2) 申請内容の審査

申請書及びその他の書類の記載内容を確認し、当該内容が第2の1に該当するものであるかどうかを審査する。

(3) 審査結果の決定

審査の結果については、申請書(様式第1号)の下部「住民課使用欄」に閲覧の可否及びその理由並びに、可の場合は閲覧予定日時を記入し決定を行う。決定後、審査結果及び決定日を管理簿に記載する。

なお、審査結果の決定は申請書を受け付けてから7日以内に行うこととする。

3 審査結果及び閲覧日の連絡方法

上記の審査方法により審査した結果を、申請者に閲覧実施日の7日前までに通知又は電話により連絡する。

(1) 閲覧が可能な場合

閲覧日時を記入した通知書(様式第2号―1)及び閲覧承認書(様式第2号―2)を送付する。

(2) 閲覧が不可能な場合

閲覧が不可能である旨及び理由を記載した通知書を送付する。(様式第2号―1)

(3) 申請書等への記載

審査結果を通知した年月日を申請書(様式第1号)及び管理薄(様式第5号)に記載する。

4 申請者への送付書類

閲覧が可能である場合は、申請者に以下の書類を送付する。

・閲覧審査結果通知書(様式第2号―1)

・住民基本台帳閲覧承認書(様式第2号―2)

・誓約書(様式第3号)の様式

・注意事項を記入した案内(様式第4号)

第5 閲覧時の取扱い

1 閲覧者の本人確認

閲覧日に次の書類を提出させ、閲覧申請者であること及び閲覧者の本人確認を行う。

(1) 閲覧承認書の提出

事前に送付している住民基本台帳閲覧承認書(様式第2号―2)を提出させる。

(2) 誓約書の提出

閲覧申請者である法人(委託を受けて調査を行う場合は、委託元の法人の分も必要)及び閲覧者の誓約書(様式第3号)を提出させる。

(3) 閲覧者の本人確認書類

閲覧者が申請者本人であるか、また申請者から指定された者であるかを確認する。

<確認書類>

運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード等公的機関が発行している顔写真の付いている証明書、社員証等

2 閲覧方法

(1) 閲覧場所

閲覧を実施する場所は、住民課とする。

(2) 閲覧方法

閲覧は、用紙(自由)に転記することで行うこととする。

(3) 閲覧時の遵守事項

閲覧は住民課等の職員の面前で行わせることとし、閲覧時には次の事項を遵守しなければならない。

ア 閲覧転記はボールペン又は万年筆を使用すること。

イ 指定された場所以外での閲覧をしないこと。

ウ 閲覧対象者の照合を目的としたリスト等の持ち込みは認めない。

エ 対象年齢の早見表や対象地区リスト等の持ち込みについては、職員が承認したものをコピーした後確認印を押して使用させることとし、閲覧後は使用したリスト等を回収する。

オ 閲覧台帳の抜き取り、汚損、棄損又は書き加えをしないこと。

カ ハンディコピー機、携帯電話、カメラ等の写真撮影等により閲覧台帳を写し取らないこと。

キ 閲覧転記用紙、筆記用具、職員が承認した早見表以外は閲覧机上に置かせない。閲覧中携帯電話は使用させない。

ク 職員の事務執行の妨げになる行為をしないこと。

ケ その他職員の指示に従うこと。

(4) 閲覧の中止

上記の遵守事項に違反した場合又は不正な閲覧が判明した場合は、すぐに閲覧を中止させ、転記済みの閲覧転記用紙を回収することができる。

3 閲覧後の確認

閲覧終了後は、閲覧転記用紙に転記された住民の内容と申請内容とに齟齬がないか、閲覧転記用紙のコピーをとり、申請書と一緒に保管しておくこととする。

なお、転記された住民の内容が申請内容と違う場合は、不正な目的での閲覧であるとみなし閲覧転記用紙を回収することができる。

第6 国又は地方公共団体からの閲覧

1 申請

国又は地方公共団体からの公用の閲覧申請については、前記の第4及び第5の申請等は行わなくてよいこととし、閲覧日に閲覧申請書(様式第1号)を記入させ提出させることにより行う。(独自に申請書を作成してきた場合についても、閲覧申請書に記入させ提出させることとする。)ただし、大量に閲覧を行う場合は、事前に調整を行うこととする。

2 閲覧目的の記載

個人情報の適正な取扱いを行うことから、公用でも閲覧目的を具体的に記載させるようにする。

第7 閲覧申請管理簿による管理

閲覧申請があった場合は、管理簿(様式第5号)に申請年月日及び申請者並びに審査結果、通知送付年月日、閲覧日時及び閲覧件数を記載し管理する。

なお、申請書を閲覧申請管理簿として管理することも可能とする。

第8 申請書等の保管

1 申請書等

申請書、その他添付書類及び転記用紙のコピーは申請書等綴りに綴り、完結した年度の翌年度から5年間保存することとする。

2 管理簿

管理簿は、完結した年度の翌年度から5年間保存することとする。

第9 その他

1 不正な閲覧があった場合

(1) 閲覧の中止

不正な閲覧があった場合は、その場で閲覧を中止させ閲覧転記用紙を回収することができる。

(2) 閲覧の拒否

不正な閲覧を行った者については、閲覧を拒否することとする。

2 手数料の取扱い

1件200円とする。

3 情報開示制度の適用

閲覧申請にかかる書類等は、みやこ町個人情報保護条例及びみやこ町情報公開条例に基づく開示対象とする。

4 実施時期

平成18年11月13日閲覧分から実施する。

附 則(平成28年4月1日告示第40号)

この告示は、平成28年4月1日から施行する。

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住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る事務取扱要領

平成18年11月13日 告示第135号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第7節
沿革情報
平成18年11月13日 告示第135号
平成28年4月1日 告示第40号