○みやこ町文書管理規程

平成18年3月20日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 受領、配布及び収受(第10条―第15条)

第3章 文書処理(第16条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第27条)

第5章 文書整理及び保存(第28条―第39条)

第6章 文書の利用(第40条・第41条)

第7章 文書の廃棄(第42条―第45条)

第8章 雑則(第46条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正な管理と効率的な運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、文書に関する用語の定義は、次に定めるところによる。

(1) 法令文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定に基づき議会の議決により制定するもの

 規則 地方自治法第15条第1項の規定に基づき町長が制定するもの

(2) 公示文書

 告示 法の規定により一般に公示するもの又は職務上の権限に基づき決定して事項を一般に公示するもの

 公告 告示以外で一定の事項を広く一般に対し周知させるため公示するもの

(3) 令達文書

 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して、指示又は命令するもの

 指令 特定の個人又は団体の申請又は願いに対して許可、認可、承認等の意思を表示するもの

(4) 往復文書

 簡易文書 刊行物、図書等のあっせん文書、挨拶状、パンフレット等の簡易な文書

 一般文書 行政機関相互間又は行政機関と個人、団体との間でやりとりする文書で照会、回答、通知、依頼、報告、進達、建議、諮問、答申等の文書

(5) その他の文書

 式辞、祝辞等

 表彰状、感謝状等

 契約書、協定書等

 議案文

 その他職員が職務上作成するもの

2 この訓令において、組織に関する用語の定義は、次に定めるところによる。

(2) 主務課 前号に規定する課をいう。

(3) 主務課長 前号に規定する主務課の長をいう。

(4) 文書主管課長 総務課長

(文書取扱いの原則)

第3条 文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

3 文書は、効率的な利用を図るため、常に一定の場所に整理して管理しなければならない。

4 電磁的記録(電子的方式、電子的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をもって文書の取扱いを行う場合、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(文書主管課長の職務)

第4条 文書主管課長は、本町における文書管理に関する事務を総括する。

2 文書主管課長は、主務課の文書事務の実態を調査し、又は主務課長に対し、文書事務について報告を求めることができる。

3 文書主管課長は、主務課長に対し、文書事務に関し必要な指導及び改善を行うことができる。

(主務課長の職務)

第5条 主務課長は、常に所属の職員に文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、次に定める事務を処理しなければならない。

(1) 所属内の文書管理についての指導、改善及び調整に関すること。

(2) 文書の収受、配布、保管、引継、保存、廃棄等の確認に関すること。

(3) 職員以外の者に対する文書閲覧事務の確認に関すること。

(文書主任及び文書副主任)

第6条 主務課に文書主任及び文書副主任を置く。

2 文書主任は、主務課の課長補佐又は係長のうちから主務課長が1人選任する。

3 文書副主任は、主務課の職員のうちから主務課長が3人以内選任する。

4 主務課長は、文書主任及び文書副主任等に変更が生じたときは、速やかに文書主管課長に通知しなければならない。

(文書主任及び文書副主任の職務)

第7条 文書主任は、次に定める事務を処理しなければならない。

(1) 文書管理に必要な帳票の作成及び審査に関すること。

(2) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) 文書分類基準表(別表第1)及び標準ファイル名一覧表の整理及び報告に関すること。

(4) 文書事務の進行管理に関すること。

2 文書副主任は、文書主任を補佐する。

(文書の記号及び番号)

第8条 一般文書には、課及び室ごとに文書記号及び文書番号(別表第2)を付けなければならない。ただし、簡易な文書はこの限りでない。

2 前項の文書記号は、当該文書の日付の属する年度を表示する数字及び文書記号のとおりとし、その番号は、文書処理簿(様式第1号)の番号とする。

3 文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い課及び室単位に会計年度による一連番号を付すものとする。

4 同一の件名又は同種の事案で一会計年度を通じ多量に発生する文書については、文書番号の枝番を用いることができる。

(法規文書等の記号及び番号)

第9条 条例、規則、規程、要綱、要領、告示及び公告(以下「法規文書等」という。)には、その種類ごとに記号及び番号(別表第3)を付けるものとする。

2 前項の記号には、当該法規文書等の前にそれぞれ「みやこ町」を付けるものとする。

3 第1項の番号は、総務課総務係(以下「総務係」という。)において、当該法規文書等の公布順序に従い暦年による一連番号を付すものとする。

第2章 受領、配布及び収受

(受領)

第10条 町に郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により発送された文書は、総務課において受領するものとし、送料が未納又は不足の場合は職務に関すると認められるものに限り、未納又は不足の料金を支払ってこれを受領することができる。

2 課に直接持参された文書は、当該課において受領するものとする。

3 電子文書は、電子メールにより受領することができる。

(配布)

第11条 総務課の職員は、前条第1項の規定により受領した文書を次に掲げるところにより処理し、各課に配布しなければならない。

(1) 配布先が明らかなものは、開封せずに、当該課に文書棚を通じて配布する。

(2) 配布先が不明なものは、開封し、当該課に文書棚を通じて配布する。

(3) 前2号の規定にかかわらず、書留(現金書留を含む。)、配達証明等は、特殊文書受付簿に記入し、配布先の課の職員の署名を受け、配布する。

(収受)

第12条 文書担当者は、総務課から配布を受け、又は直接当該課に持参された文書を、公文書管理システムに必要事項を記録するとともに、その余白に収受印(様式第2号)を押印し、公文書として収受しなければならない。ただし、定例的、軽易な公文書は簡易な方法により処理することができる。

(文書の所管決定)

第13条 文書主管課長は、2以上の課及び室に関連する文書は、その関係の最も深い課及び室に配布するものとし、配布すべき課及び室が明らかでない文書については、関係の課及び室と協議して配布すべき主務課等を決定する。

(文書収受の特例)

第14条 諸証明の申請等窓口事務に係る文書及び主務課等に持参された文書は、第12条の規定にかかわらず、主務課長等が定める処理担当者において直接受領することができる。

2 主務課等において直接受領した文書で収受の手続を要するものは、総務係に回付して処理しなければならない。

(勤務時間外文書の取扱い)

第15条 勤務時間外に到達した文書は、当直員が収受し、散脱しないよう一括保管後、勤務時間になってから速やかに総務係に引き渡す。

第3章 文書処理

(起案)

第16条 起案は、次に掲げるものを除くほか、起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。

(1) 定例的な事案で一定の簿冊等で処理するもの

(2) 軽易な事案で文書の余白を利用して処理できるもの

(3) 照会、依頼等で当該文書の余白で処理できるもの

(起案要領)

第17条 起案は、次の要領によるものとする。

(1) 起案については、起案理由、根拠法令、処理方針等を簡潔に記載し、関係書類を添付すること。ただし、定例又は軽易なものにあっては、この限りでない。

(2) 施行する文書の起案は、1件ごとに作成すること。

(3) 起案文書には、文書記号、文書番号、分類記号、保存年限、起案年月日等の必要な事項をそれぞれの欄に記載すること。なお、分類記号Ⅰは、当該文書の日付の属する翌年度の数字を記載し、分類記号Ⅱは、文書の開示表示記号としてA(開示)、B(非開示)又はC(一部開示)を記入すること。

(決裁区分)

第18条 起案文書には、みやこ町事務決裁規程(平成18年みやこ町訓令第4号)に基づく決裁区分を表示しなければならない。

(法規文書等の起案及び審査)

第19条 条例、規則等の起案は、あらかじめ文書主管課長に送付し、条例等審査委員会の審議に付し、町長の決裁を得なければならない。

(回議)

第20条 決裁を必要とする文書は、関係職員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。

2 決裁を要する文書のうち、緊急又は機密を要するものは、その旨を明らかにして、持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第21条 2以上の課及び室に関係ある事項については、次の区分により合議(以下「合議文書」という。)しなければならない。

(1) 課長決裁の権限に属するものについては、主務課長の決裁を得た後に関係課長に合議する。

(2) 副町長以上の決裁権限に属するものについては、主務課長は、関係課長に合議の後に決裁を受けなければならない。

2 合議文書について意見が合わないときは、その意見を添えて、副町長又は町長の決裁を受けなければならない。

(文書の代決及び後閲)

第22条 代決したときは、代決者として押印した印影又は署名した箇所の上部に「代」と記載する。

2 前項の場合において、後閲を必要と認めるものは、その欄外に「要後閲」と朱書きする。

(決裁年月日)

第23条 決裁権者は、起案文書を決裁したときは、決裁年月日を記載しなければならない。

(議案等の処理)

第24条 議会に付議又は報告する議案等は、主務課等で起案し、文書主管課長に合議しなければならない。

2 前項に掲げる文書で決裁を受けた原議書は、文書主管課長に提出しなければならない。

3 法規文書等及び専決処分書については、総務係において各種別ごとに議案・条例等処理簿(様式第6号)に記載して告示の手続を行わなければならない。

第4章 文書の施行

(文書の浄書及び照合)

第25条 決裁された起案文書(以下「決裁文書」という。)で施行を要するものは、主務課等において浄書しなければならない。

2 浄書文書は、決裁文書と照合しなければならない。

(公印)

第26条 施行文書には、みやこ町公印規則(平成18年みやこ町規則第13号)に定めるところにより公印を押印し、かつ、決裁文書と契印しなければならない。ただし、その内容が事務報告、照会、回答その他法律効果に関係のない文書等については、公印及び契印を省略することができる。

2 前項の規定にかかわらず、庁内文書については、原則として公印及び契印を省略することができる。

3 公印を押印するときは、浄書文書に決裁文書又は当該原議文書を添えて、公印を管理する文書主管課長に提示して審査を受けなければならない。

(文書の発送)

第27条 発送文書は、主務課等において封入又は包装その他発送に必要な処理をし、午後4時までに総務係ヘ提出しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、緊急に発送する必要のある文書は、主務課等において発送することができる。

3 一時に大量の文書を発送する場合は、主務課等において発送することができる。

第5章 文書整理及び保存

(文書の整理)

第28条 文書は、常に整然と分類して整理し、保存、保管又は参考とすベきものを除き、不必要なものは随時処分する等適切な措置を講じておかなければならない。

2 文書の整理及び保管に当たっては、図面等の規格外文書を除き、原則として簿冊方式(以下「ファイル」という。)によるものとする。

(未処理文書の整理、保管)

第29条 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理)

第30条 文書上の事務処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、文書分類基準表(別表第1)に基づく分類別にファイルにとじ込み、ファイル管理シール(様式第7号)を貼付し、整理後、保管しなければならない。

2 前項の規定により難い完結文書については、他の適当な方法で分類整理し、保管することができる。この場合において、当該文書を整理した保存箱等には、ファイルに表示すベき項目と同一の内容の項目を添付しなければならない。

(文書分類基準表)

第31条 主務課長は、文書分類基準表(別表第1)の内容を変更しようとするときは、文書主管課長ヘ届け出なければならない。この場合において、文書主管課長は、その修正を求めることができる。

(主務課における文書の保管及び保存)

第32条 次の文書は、主務課において保管するものとする。

(1) 前年度の完結文書及び現年度の文書

(2) 各種台帳及び例規その他これらに類する文書で継続して使用するもの

2 前項に規定する文書以外で保存期間が3年以上の完結文書(以下「保存文書」という。)は、書庫において保存する。

(保管の方法)

第33条 主務課長は、文書保管の際ファイル目録(様式第8号)を作成しなければならない。

2 ファイル目録は、毎年5月末までに作成し、その写しを文書主管課長に提出しなければならない。

(文書の保存期間)

第34条 文書の保存期間は、文書保存年限基準表(別表第4)により、長期保存、10年保存、5年保存、3年保存及び1年保存とする。

2 長期保存の文書は、状況に応じ一定の手続を経て、廃棄することができる。

(保存年限の起算)

第35条 文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(長期保存文書の取扱い)

第36条 長期保存文書は、20年間の保存が終了した時点で廃棄の検討を行い、以後10年ごとに再検討を行う。

(文書の引継ぎ)

第37条 文書の引継ぎ(保管して1年を経過したファイルを書庫に持ち込み保存に移すことをいう。)は、毎年4月に行う。

(引継ぎの方法)

第38条 文書の引継ぎは、原則として書庫の書棚に整理し、保存する。

2 総務係は、書庫の定められた位置に整理し、ファイル目録にその位置を示す整理番号を記入し、保存後主務課長に通知しなければならない。

(保存書庫の管理)

第39条 保存書庫の管理は、総務係が行う。

2 総務係は、文書量等を考慮して書棚の配分を行い、書庫の保守点検のほか、書庫の利用状況、整理状況、書棚の配分等を確認し、再配分を行う。

第6章 文書の利用

(文書の庁外持出しの禁止)

第40条 職員は、文書を庁外に持ち出すことはできない。ただし、主務課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(保存文書の利用)

第41条 職員が保存文書を利用しようとするときは、文書利用申請書(様式第9号)に必要な事項を記載し、文書主管課長の承認を得なければならない。

2 保存文書の貸出期間は、10日以内とする。ただし、文書主管課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。

3 利用中の保存文書は、転貸、抜取り、取替え、書換え等をしてはならない。

第7章 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第42条 文書主管課長は、保存文書の保存期間が満了しようとするときは、あらかじめ、廃棄予定保存ファイル一覧(様式第10号)を作成し、主務課長に通知しなければならない。

2 主務課長は、前項の通知により、第44条の規定により保存年限を延長するものを除き、当該文書を廃棄する。ただし、次条第1項に規定する文書に該当する場合は、この限りでない。

3 文書を廃棄するときは、廃棄ファイル目録(様式第11号)を作成し、文書主管課長を経て町長決裁を受け、写しを総務係に提出する。

4 総務係は、廃棄ファイル目録を確認し、毎年4月に主務課と調整した日時において行う。

(共同公文書館への移管)

第43条 文書主管課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認められる文書を主務課長と協議の上、選別し、別に保存するものとする。

2 文書主管課長は、前項の規定により保存された文書のうち福岡県共同公文書館(以下「共同公文書館」という。)へ移管することがふさわしい文書を主務課長と協議の上、共同公文書館へ移管することができる。

(保存期間の延長)

第44条 主務課長は、保存期間が経過した後に文書を引き続き保存する必要があるときは、保存期間延長申請書(様式第12号)を作成し、文書主管課長に提出し、承認を得なければならない。

2 文書主管課長は、前項の規定により保存期間を延長するときは、ファイル目録を修正し、主務課長へ通知しなければならない。

(廃棄の方法)

第45条 文書の廃棄は、裁断、焼却等の方法により行う。

第8章 雑則

(その他)

第46条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成18年3月20日から施行する。

附 則(平成19年3月27日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年12月6日訓令第23号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成21年4月1日訓令第5号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成22年4月1日訓令第3号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年2月13日訓令第1号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成25年2月1日から適用する。

附 則(平成25年4月1日訓令第6号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成25年11月26日訓令第14号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成26年3月20日訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月24日訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第7条、第30条、第31条関係)

文書分類基準表

大分類

中分類

小分類

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A総務

0庶務

諸務

町史

町域

儀式表彰

秘書交際

政治倫理

三役会

訴訟審査請求

行政改革

行政委員会

1組織運営

諸務

法令例規

庁議

事務管理

 

 

 

 

 

 

2文書

諸務

公印

収受発送

文書目録

情報公開

個人情報

 

 

 

 

3広報公聴

諸務

広報

公聴

情報施策

 

 

 

 

 

 

4統計

諸務

人口

商工業

農林業

教育

 

 

 

 

 

5企画

諸務

総合企画

基地対策

土地対策

開発行為

公害対策

広域行政

電算

都市計画

国際交流

6選挙

諸務

選挙人

国関係選挙

県関係選挙

町長町議選挙

農業委員選挙

直接請求

財産区選挙

土地改良区総代

 

7議会

諸務

招集

議案

議事議決

委員会

本会議

 

 

 

 

8監査

諸務

監査

検査

審査

 

 

 

 

 

 

B人事

0庶務

諸務

記録

服制

 

 

 

 

 

 

 

1定数

諸務

定員計画

 

 

 

 

 

 

 

 

2任免

諸務

採用

退職

 

 

 

 

 

 

 

3給与

諸務

給与報酬

諸手当

退職年金

賃金

旅費

 

 

 

 

4労務

諸務

職員団体

安全

公務災害

 

 

 

 

 

 

5服務

諸務

休暇

 

 

 

 

 

 

 

 

6研修

諸務

派遣研修

 

 

 

 

 

 

 

 

7福利厚生

諸務

厚生

共済

保険

保健衛生

 

 

 

 

 

C財務

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1予算

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2決算

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3町税

諸務

町県民税

固定資産税

国土調査

軽自動車税

諸税

国民健康保険税

 

 

 

4税外収入

諸務

譲与税

交付金

交付税

分担金、負担金

使用料、手数料

補助金

財産収入

寄附金

その他収入

5金銭出納

諸務

出納

債権

歳計外

基金

 

 

 

 

 

6管財

諸務

土地

建物

備品

庁舎管理

車両管理

 

 

 

 

7契約

諸務

委託契約

売買契約

工事契約

 

 

 

 

 

 

8町債

諸務

償還台帳

 

 

 

 

 

 

 

 

D住民記録

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1戸籍

諸務

届出記録

身分

証明閲覧

 

 

 

 

 

 

2住民基本台帳

諸務

届出記録

証明閲覧

 

 

 

 

 

 

 

3外国人登記

諸務

届出登録

証明

 

 

 

 

 

 

 

4印鑑登録

諸務

届出登録

証明

 

 

 

 

 

 

 

E福祉

0庶務

諸務

集会所

福祉センター

 

 

 

 

 

 

 

1援護救護

諸務

生活保護

身体障害者

心身障害児者

知的障害者

戦争犠牲者

精神障害者

自立支援

 

 

2福祉

諸務

老人福祉

母子福祉

保育所

児童手当

特別児童扶養手当

 

 

 

 

3福祉医療

諸務

乳幼児

重度心身障害者

老人

母子

 

 

 

 

 

4介護保険

諸務

認定

資格

給付

保険料

地域包括支援センター

 

 

 

 

5年金

諸務

国民年金

 

 

 

 

 

 

 

 

6国民健康保険

諸務

資格

給付

 

 

 

 

 

 

 

7同和対策

諸務

事業

隣保館

 

 

 

 

 

 

 

8人権対策

諸務

女性政策

 

 

 

 

 

 

 

 

9労働

諸務

就労

 

 

 

 

 

 

 

 

F保安

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1消防

諸務

消防団

消防施設

 

 

 

 

 

 

 

2防災

諸務

防災行政無線

災害対策

 

 

 

 

 

 

 

3交通安全

諸務

交通安全施設

交通共済

 

 

 

 

 

 

 

4防犯

諸務

外灯

 

 

 

 

 

 

 

 

6国民保護

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G衛生

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1保健衛生

諸務

予防接種

感染症措置

母子保健

生活習慣病予防

献血

 

 

 

 

2環境衛生

諸務

し尿

ごみ

環境美化

畜犬

 

 

 

 

 

3埋火葬墓地

諸務

火葬

埋葬墓地

 

 

 

 

 

 

 

H経済

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1商工業

諸務

商業

工業

 

 

 

 

 

 

 

2農林水産業

諸務

農業振興

園芸

畜産

林業

水産

小規模零細対策

 

 

 

3農業土木

諸務

土地改良

施設

災害復旧

 

 

 

 

 

 

4消費者対策

諸務

計量

 

 

 

 

 

 

 

 

5観光

諸務

観光振興

まつり

 

 

 

 

 

 

 

6農業委員会

諸務

委員会

農地権利

農地転用

自作農資金

小作

農業者年金

 

 

 

I建設

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1道路橋梁

諸務

管理

工事

 

 

 

 

 

 

 

2河川水路

諸務

管理

工事

 

 

 

 

 

 

 

3公園緑地

諸務

管理

工事

 

 

 

 

 

 

 

4住宅

諸務

管理

入退去

使用料

 

 

 

 

 

 

5ダム

諸務

管理

工事

 

 

 

 

 

 

 

6災害復旧

諸務

工事

 

 

 

 

 

 

 

 

J上下水道

0庶務

諸務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1水道

諸務

給水装置

施工管理

使用料

計画

 

 

 

 

 

2集落排水

諸務

排水設備

管理

使用料

計画

 

 

 

 

 

3公共下水

諸務

排水設備

管理

使用料

計画

 

 

 

 

 

4浄化槽

諸務

合併浄化槽

 

 

 

 

 

 

 

 

K教育

0庶務

諸務

委員会

奨学金

 

 

 

 

 

 

 

1学校教育

諸務

指導

就学

保健

給食

教職員

 

 

 

 

2生涯学習

諸務

青少年教育

成人教育

視聴覚教育

公民館運営

図書館運営

 

 

 

 

3同和教育

諸務

啓発

 

 

 

 

 

 

 

 

4社会体育

諸務

施設運営

レクリエーション

各種団体

 

 

 

 

 

 

5文化振興

諸務

文化財

町史

博物館

 

 

 

 

 

 

別表第2(第8条関係)

文書記号及び番号

課名、議会及び委員会名

文書記号及び番号

総務課

み総第 号

行政経営課

み行第 号

財政課

み財第 号

税務課

み税第 号

住民課

み住第 号

子育て・健康支援課

み子第 号

保険福祉課

み保第 号

観光まちづくり課

み観第 号

農林業振興課

み農振第 号

建築課

み建第 号

都市整備課

み都第 号

会計課

み会第 号

上下水道課

み水第 号

学校教育課

み学教第 号

生涯学習課

み生第 号

議会

み議第 号

農業委員会

み農第 号

選挙管理委員会

み選第 号

監査委員会

み監第 号

別表第3(第9条関係)

法規文書等の記号及び番号

法規文書等の種類

法規文書等の記号・番号

議案等

 

議案

議案第 号

報告

報告第 号

承認

承認第 号

認定

認定第 号

同意

同意第 号

諮問

諮問第 号

条例等

 

条例

みやこ町条例第 号

規則

みやこ町規則第 号

規程

みやこ町告示第 号、みやこ町訓令第 号

要綱

みやこ町告示第 号、みやこ町訓令第 号

要領

みやこ町告示第 号、みやこ町訓令第 号

専決

専決第 号

告示

みやこ町告示第 号

公表

公表第 号

諮問

諮問第 号

公告

みやこ町公告第 号

別表第4(第34条関係)

文書保存年限基準表

保存期間

文書の類型

長期保存

町村合併・町区域の境界の設定及び変更に関する文書

字区域の変更・地名の変更等地籍に関する文書

町有地の所有権を証する文書

公告式条例により公布した、条例・規則・規程・訓令等の地方自治法の規定により行われた住民請求に関する文書

退職した常勤特別職及び職員の履歴書

法令又は条例で設置された委員会の委員等の非常勤特別職の辞令原簿

表彰条例による表彰記録

都市計画・開発計画・町勢振興計画等の重要な計画書及び町の刊行した刊行物文書

庁舎・学校等の教育施設その他主要な公用又は公共用施設の建設に関する文書

法令又は条例の規定により行われた公表文書

各種の調査及び統計書

原簿、台帳、図面等で重要なもの

一部事務組合の設立及び解散又は加入、脱退に関する文書

町の歴史資料となる集録文書

契約書等で重要なもの

予算、決算及び出納関係で重要な文書

その他長期保存が必要と認められる文書

10年保存

工事及び製造等に関する契約書

国又は県から例規又はこれに準ずる重要な通達

国又は県その他の団体等と事案の処理に関して交わし、又は提出した覚書その他これに関する文書

町長・副町長の事務引継書

職員の分限又は懲罰に関する文書及び公平委員会の裁定に関する文書

住民訴訟に関する文書

条件付の売買契約又は寄附に関する文書

許可又は認可に関する文書

各種の原簿・台帳・帳簿の文書

職員人事の発令文書

町議会の議案及び議決書

町税及び使用料等賦課徴収に関する文書

その他10年保存が必要と認められる文書

5年保存

条件付でない寄附に関する文書

国又は県からの重要な通達及び国又は県に提出した重要な文書(補助金等の申請及び公布に関する文書を含む。以下同じ。)

住民団体等からの重要な陳情書及びこの陳情に対応した文書

業務委託等に関する契約書

監査に関する文書

その他5年保存が必要と認められる文書

3年保存

補償又は和議に関する文書

金銭賃借契約による弁済を、担保物件の処理又は補償人の代位弁済により履行を終わった契約関係の処理に関する文書

国又は県からの通達及び国又は県に提出した文書で後年の事務の処理において参照する必要のある文書

官報又は町以外の官公署が発行した広報等の刊行物文書

予算及び決算に関し必要な文書

その他3年保存が必要と認められる文書

1年保存

国又は県からの通達及び国又は県に提出した文書で後年の事務の処理において参照する必要のある文書

土地、建物、物品等の賃借期間が満了し、かつ、すべての処理が終わった賃借契約関係文書

住民相談に関する記録及び相談関係の文書

その他1年保存が必要と認められる文書

画像

画像

画像

画像

画像画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

みやこ町文書管理規程

平成18年3月20日 訓令第6号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月20日 訓令第6号
平成19年3月27日 訓令第4号
平成19年12月6日 訓令第23号
平成21年4月1日 訓令第5号
平成22年4月1日 訓令第3号
平成23年3月31日 訓令第3号
平成24年3月28日 訓令第1号
平成25年2月13日 訓令第1号
平成25年4月1日 訓令第6号
平成25年11月26日 訓令第14号
平成26年3月20日 訓令第2号
平成27年3月31日 訓令第2号
平成28年4月1日 訓令第2号
平成29年3月24日 訓令第4号